SuPerin esitekanta oli informatiivinen, runsas ja järjestelemätön, kun minut nimettiin talon sisäisen, eri yksikkörajat ylittävän esitetyöryhmän vetäjäksi. Oli selvää, että tilanne oli saatava haltuun. Olemassa olevat esitevarastot tuli inventoida, niiden sisällöt tarkistaa sekä kokonaan hävittää kaikki hyödyttömät ja vanhentuneet painotuotteet. Vielä suurempi haaste oli liiton johdosta annettu tehtävä vähentää painokuluja kokonaan, toisin sanoen esitetyöryhmässä piti pystyä tehdä kompromisseja siitä, mitä esitteitä myös jatkossa painettaisiin ja mistä luovuttaisiin kokonaan.
Esiteuudistustyö oli yhteensä noin 1,5 vuoden projekti vuosina 2024–2025. Projektisuunnitelmalle tuli hakea sekä liiton johdon että työryhmän jäsenten hyväksyntä, ja nämä askeleet saavutettiin loppuvuonna 2025. Painoesitteitä karsittiin ja uusia korvaavia tuotettiin pitkälti vuoteen 2025. Osallistuin jokaisen uuden esitteen sisällöntuotantoon ja koordinoin niiden valmistumista yhden tai useamman yksikön edustajien, visuaalisen suunnittelijan ja viestinnän sihteerin kanssa. Monet esitteistä tehtiin kolmella kielellä, joka toi taittotöiden koordinointiin lisähaastetta.
Ulkopuolisille näyttävin osa uudistustyöstä lienee liiton visuaalisen suunnittelijan Tanja Pitkäsen luomat uudet pienemmät esitekoot ja -konseptit, joita hyödynsimme uudistuksessa. Painettujen esitteiden tekstisisällön määrää laskettiin tietoisesti ja niistä pyrittiin tekemään ns. ”ikivihreitä” ilman suurta vaaraa tiedon vanhenemisesta. Osa esitteistä korvattiin uusilla verkkosivuilla, joille vain ohjattiin QR-postikortin avulla. Olen toisaalla kuvaillut kahta tällaista esimerkkitapausta: SuPerin digitaalinen Työelämäopas ja Superilaiset ammatissa -verkkosivukokonaisuus.
Liittymislomakkeiden päivittäminen
Osittain muun esiteuudistuksen rinnalla kulki myös SuPerin liittymislomakkeiden uudistus- ja päivitystyö, jota myös hallinnoin. Paperista liittymislomaketta painettiin kolmella kielellä ja näiden kolmen version sisältö oli vuosien aikana jossain määrin eriytynyt. Lisäksi kaikkiin lomakkeisiin piti toteuttaa tietyt lainsäädännöstä johtuvat muutokset.
Lomakkeiden päivitystyö oli ennen kaikkea ihmisten ja aikataulujen hallinnoinnin riemuvoitto. Lomakkeella kysyttäviä asioita oli paljon, niissä tuli käyttää sopimusteknisesti täsmällistä, mutta selkeää kieltä. Lisäksi niiden tuli helpottaa, ei vaikeuttaa jäsenyksikön työtä. Loin kolmelle lomakkeelle kokonaan uudet, yhdenmukaiset taittotiedostot, ja loin niille ja ajantasaisille painotiedostoille arkistointijärjestelmän, jotta jatkossa kuka tahansa viestinnän yksiköstä pääsee helposti käsiksi molempiin.
Varsinaisten jäsenten liittymislomakkeiden lisäksi myös liiton opiskelijajäsenten liittymislomake uudistettiin. Entisestä kaksikielisestä liittymislomakkeesta tuli kolmekielinen ja myös siihen haluttiin lisää vastauskohtia. Myös opiskelijajäsenten suosittelumahdollisuus tuli huomioida uudessa versiossa. Opiskelijoiden liittymislomakkeen taittoi liiton visuaalinen suunnittelija.